MEMBANGUN MUTU PENDIDIKAN MELALUI PEMBINAAN ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG DI SATUAN PENDIDIKAN

MEMBANGUN MUTU PENDIDIKAN

MELALUI PEMBINAAN ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG DI SATUAN PENDIDIKAN

( Makalah  disampaikan pada kegiatan workshop peningkatan kompetensi tenaga Tata Usaha SMP,SMA dan SMK di Jawa Timur Th. 2010 )

Oleh :  Heru Asri Poerno

            (Pengawas Sekolah, NIP. 19530726 197703 1 006)

A.   PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah

Berbagai upaya peningkatan mutu pendidikan  secara menyeluruh telah dan   sedang   dilakukan   oleh  Pemerintah. Upaya  ini  diarahkan  agar   setiap lembaga  pendidikan  selalu  berupaya  memberikan jaminan mutu layanannya kepada  masyarakat,  bahwa  proses  penyelenggaraan  pendidikan  di  satuan pendidikan sesuai   dengan   yang   seharusnya   terjadi, dan  sesuai  pula  dengan  yang di harapkan.   Apabila    setiap    satuan    pendidikan    selalu    berupaya   untuk memberikan  jaminan  mutu  dan  upaya  ini  senantiasa  terus  dilakukan, pada akhirnya nanti diharapkan mutu pendidikan terus meningkat. Peningkatan mutu pendidikan ini tentunya  akan berdampak pada peningkatan mutu sumber daya manusianya. Hal  ini  sangat  penting  mengingat  dewasa  ini  kita dihadapkan pada  tantangan global, dan  tantangan serta kesempatan itu hanya dapat diraih apabila sumber daya manusia yang dimiliki bermutu tinggi.

 Seiring dengan ditetapkannya Undang-undang Nomor  22 Tahun 1999 tentang  Pemerintah Daerah  dan  Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 yang mengatur tentang kewenangan pemerintah Propinsi dan Kabupaten /Kota sebagai   daerah  otonom,   perlu   adanya   tidak   lanjut,  khususnya  dibidang pendidikan yang salah satu komponennya adalah administrasi sekolah/satuan pendidikan.Dengan  administrasi  satuan pendidikan  yang  tertib diharapkan dapat menjamin adanya standar mutu  penyelenggaraan  pendidikan  di satuan pendidikan  dengan tetap mengacu pada  perundang - undangan  yang  berlaku. 

Penyusunan administrasi satuan pendidikan harus tetap mengacu pada keputusan  Menteri Pendidikan Nasional No. 053/U/2001  tentang  Pedoman penyusunan  standar pelayanan minimal  penyelenggaraan persekolahan bidang pendidikan dasar   dan   menengah  serta   kebijakan   lainnya sebagai bagian dari otonomi pendidikan.

Dalam kenyataannya, disatuan pendidikan masih banyak dijumpai  kesulitan dan kendala    dari    Kepala    Sekolah   maupun   petugas  yang   ditunjuk   untuk melaksanakan administrasi sekolah/satuan pendidikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, khususnya administrasi perlengkapan/barang. Mekanisme yang harus dilalui belum semuanya dilaksanakan dewngan baik dengan berbagai faktor penyebabnya antara lain keterbatasan tenaga, pemahaman format dan anggaran.

2. Rumusan Masalah

    Dari uraian diatas secara singkat dapat dirumuskan permasalahan yang dijumpai disatuan pendidikan adalah sebagai berikut :

“ Belum  semua  satuan pendidikan  melaksanakan  administrasi perlengkapan/barang  dengan tertib dan benar sesuai  ketentuan yang berlaku, sehingga layanan yang diberikan belum optimal “

Permasalahan tersebut perlu diupayakan penyelesaiannya sehingga layanan yang diberikan oleh setiap satuan pendidikan kepada masyarakat dapat optimal dan kondisi yang diharapkan dapat tercapai.

Dalam   makalah   ini  sebagai pengantar berisi   materi  yang  meliputi kaidah-kaidah umum  administrasi    satuan pendidikan, yang selanjutnya ditekankan terutama pada administrasi perlengkapan/barang   dengan   tetap   memberikan  peluang  bagi  daerah  untuk  menyesuaikan  dengan  kondisi  dan  peraturan yang berlaku di daerah setempat.

    B . PENGELOLAAN ADMINISTRASI SATUAN PENDIDIKAN       

          Penyelenggaraan administrasi satuan pendidikan dan  pengelolaannya  merupakan upaya  pengaturan  dan  pendayaagunaan segenap sumber  daya  satuan pendidikan ,baik sumber  daya  manusia, dana, sarana  maupun  lingkungan  secara  efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar dapat dicapai dengan optimal tujuan pendidikan disatuan pendidikan.

Adapun  tujuan  penyelenggaraan  administrasi satuan pendidikan agar dapat tersedianya program kerja yang dijadikan pedoman dalam melaksanakan pendidikan disatuan pendidikan  sehingga  penyelenggaraan satuan pendidikan dapat efektif dan efisien. Selain itu agar dapat terwujudnya konsistensi  pelaksanaan  pendidikan sesuai dengan yang   ditetapkan,  dan  tersedianya  alat  kontrol  untuk   menentukan   tingkat keberhasilan  pencapaian  tujuan  satuan pendidikan.  Lebih  dari itu administrasi satuan pendidikan juga  bertujuan  agar  tersedia  umpan  balik  bagi  perbaikan  proses  dan hasil pendidikan  serta  terwujudnya  administrasi satuan pendidikan yang tertib dan rapi.

C.   RUANG LINGKUP ADMINISTRASI SATUAN PENDIDIKAN

            Agar segenap sumber daya satuan pendidikan dapat dioptimalkan dengan baik, dan pemahaman  terhadap  administrasi  satuan pendidikan  secara  utuh,  perlu diketahui ruang lingkup administrasi satuan pendidikan yang meliputi :

a.       Administrasi Program Pengajaran

b.      Administrasi Kesiswaan

c.       Administrasi Kepegawaian

d.      Administrasi Perlengkapan / barang

e.       Administrasi Peran serta masyarakat / Komite Satuan Pendidikan

       Dalam kegiatan ini pembahasan dikhususkan pada administrasi perlengkapan/barang

       yang ada di satuan pendidikan SMP,SMA dan SMK.

       Administrasi Perlengkapan / Barang

             Merupakan kegiatan yang berkenaan dengan pengaturan sarana yang ada di sekolah/Satuan pendidikan  agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya.       

       Pada dasarnya  tujuan administrasi perlengkapan adalah untuk :

 a. menyelengarakan  pengadaan  perlengkapan /  barang yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan  ;

       b. pendayagunaan perlengkapan / barang yang ada secara optimal ;

       c. terpelihara / terawatnya perlengkap

an / barang yang ada secara baik ;

       d. penghapusan perlengkapan / barang yang rusak dan atau hilang.

Adapun komponen administrasi perlengkapan / barang  meliputi aktivitas identifikasi kebutuhan,  perencanaan,  pengadaan,  penginventarisasian, penyimpanan /  pemeliharaan  dan  penghapusan. Sedangkan barang yang dikelola  meliputi barang yang tidak bergerak, misalnya bangunan, taman serta  barang  yang  bergerak,  baik  yang habis pakai maupun yang tidak, misalnya perabot, alat kantor, buku, alat peraga praktek, media pendidikan dan administrasi sekolah.

1. Identifikasi kebutuhan

    Adalah  kegiatan   awal   sebelum   perencanaan,  dengan   tujuan   untuk                                         mengetahui  keadaan   perlengkapan / barang   yang   ada,  baik dari  segi kuantitas maupun kualitas. Hasilnya merupakan dasar dalam perencanaan kebutuhan sarana.

2. Perencanaan

    Kegiatan perencanaan ini  ditekankan  pada  perencanaan  kebutuhan  dan perencanaan  beaya  keseluruhan  untuk  pelaksanaan  tugas.  Penyusunan rencana kebutuhan agar memperhatikan : (a) barang inventaris pada tahun sebelumnya, (b) tenaga kependidikan yang menggunakannya  dan (c) hal-hal yang berhubungan dengan perlengkapan/barang di sekolah,  misalnya  perencanaan   beaya  yang   meliputi   beaya   pengadaan,   penyimpanan, pemeliharaan penginventarisasian dan penghapusan.

Dalam menyusun rencana anggaran Daftar Usulan Kegiatan (DUK) harus selesai diperhitungkan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun yang lalu (sebagai perbandingan).

3. Pengadaan

    Pengadaan perlengkapan/barang sekolah meliputi  buku,  alat kantor  dan alat  pendidikan, perabot, bangunan  dan  tanah  dilakukan  sesuai  dengan ketentuan yang berlaku.

Pengadaan   barang  -  barang  tersebut  dapat  dilaksanakan  dengan  cara membeli, membuat sendiri atau menerima bantuan ( hadiah, hibah ).

Khusus untuk bangunan pengadaannya dapat dilaksanakan dengan cara :

a. Membangun baru, yang meliputi mendirikan,memperbaharui dengan cara membongkar seluruh atau sebagian bangunan gedung. Membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan pengawasan lapangan.

b. Menyewa bangunan

c. Menerima hibah bangunan

d. Menukar bangunan

4.  Penyimpanan

     Penyimpanan perlengkapan/barang meliputi kegiatan menerima, mencatat, menyimpan   dan   mengeluarkan  barang   sesuai  dengan  prosedur  yang ditetapkan.  Semua  perlengkapan  yang  dibeli  dan  atau  diterima   harus dicatat dalam buku khusus atau buku pembelian.

Di satuan pendidikan agar ditunjuk seorang petugas urusan perlengkapan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha yang selanjutnya bertanggung jawab kepada Kepala Satuan Pendidikan.

      Penerimaan barang dibuat dengan berita acara (Format 1). Perlu dibedakan barang-barang yang diterima dari pembelian dan bukan dari pembelian.

Penerima barang tidak diperkenankan membuka kemasan barang sebelum diteliti oleh Panitia Pemeriksa Barang.  Untuk ini Kepala Satuan Pendidikan membentuk panitia tersebut yang terdiri sekurang-kurangnya 3 orang, dan perlu diperhatikan kompetensinya. Panitia membuka, menilai dan mencocokkan  barang yang diterima dengan faktur dan surat pesanan. Selanjutnya panitia membuat berita acara pemeriksaan barang yang ditanda tangani sekurang-kurangnya 3 orang termasuk     pihak pengirim (Format 2  dan 3).

Setelah barang diperiksa oleh  Panitia pemeriksa, selanjutnya panitia menyerahkan barang tersebut kepada petugas penerima barang dengan berita acara penyerahan barang (Format  4 dan 5). Pengurus barang yang bertanggung jawab terhadap barang yang berada didalam  gudang,harus melaksanakan pekerjaan sebagai berikut :

a. mencatat jenis,jumlah dan asal barang kedalam kartu barang (Format 6) ;                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

b.menyimpan dan meletakkan barang ketempat yang tersedia sesuai dengan jenis,sifat dan jangka waktu ;

c.  mencatat barang kedalam kartu persediaan barang (Format 7) ;  

d. membuat laporan (Format 9 dan 10).`

      Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar tercapai efektif dan efisien dalam penggunaan tenaga,beaya alat-alat dan tata kerja. Dalam pelaksanaan penyimpanan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. syarat pergudangan yang berlaku ;

b. sifat barang yang disimpan ;                                                                               

c. jangka waktu penyimpanan dengan memperhatikan perencanaan penggunaan ;

d. persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan ;

e. tenaga yang diperlukan ;

f. beaya yang harus disediakan ; prosedur dan tata kerja.

       Pengeluaran barang didasarkan pada Surat Perintah Permintaan Mengeluarkan Barang (SPMB) (Format 8). Kegiatan yang harus dilaksanakan dalam rangka pengeluaran barang adalah sebagai berikut :

a. meneliti kuantitas dan spesifgikasi barang yang akan dikeluarkan;

b. meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi permintaan

c. mencatat mutasi barang pada kartu barang (Format 6) dan kemudian pada kartu persediaan barang (Format 7);

d. mempersiapkan dan membuat berita acara penyerahan barang dari gudang;

e. membuat laporan

5. Penataan

Dalam hal ini penataan yang dimaksud meliputi penataan perlengkapan / barang  yang  perlu  dilaksanakan  sesuai  dengan  kebutuhan  dan  ruang yang ada disatuan pendidikan  serta  penataan halaman.

Penataan halaman sekolah/satuan pendidikan dilakukan agar dapat berfungsi sebagai tempat bermain,  tempat  olah  raga  dan  mengadakan   upacara   serta   kegiatan kegiatan lain untuk pembinaan bakat/ ketrampilan siswa.

Penataan perlengkapan satuan pendidikan mencakup pengaturan barang-barang yang digunakan disekolah/satuan pendidikan,baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak.Untuk membuat tata perlengkapan satuan pendidikan yang baik,selain perabot perlu ditata perlengkapan yang harus ada diruang Kepala Sekolah, ruang-ruang lainnya dan halaman sekolah.Misalnya diruang Kepala Sekolah harus ada denah sekolah, struktur organisasi,action plan, kalender pendidikan, daftar tenaga pendidik dan kependidikan, dan lain-lain. Demikian juga diruang guru, ruang Tata Usaha, ruang kelas, perlu dilengkapi dan ditata perlengkapan yang harus ada.

6. Pemeliharaan dan pengawasan                                

Merupakan kegiatan yang terus menerus dilakukan agar barang dan sarana yang dimiliki tetap dalam keadaan  baik  serta siap digunakan dalam kurun waktu tertentu.

Dalam hal ini diperlukan kreativitas Kepala Sekolah untuk mengadakan pemeliharaan dan pengawasan.

Menurut kurun waktu pemeliharaan, dibedakan dalam pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari dilaksanakan oleh petugas yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu.Dalam hal ini juga harus memelihara kebersihan dan melakukan perbaikan-perbaikan kecil bila diperlukan. Sedangkan perbaikan berkala dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya dua bulan sekali atau tiga bulan sekali dan sebagainya. Pelaksananaan perbaikan bisa dilakukan sendiri atau dengan bantuan pihak lain.

Pemeliharaan berkala menurut keadaan barang,dibedakan pemeliharaan barang habis pakai dan pemeliharaan barang tidak habis pakai / tahan lama.

7. Inventarisasi

Inventarisasi  merupakan  kegiatan  pencatatan  barang - barang  inventaris secara tertib dan teratur. Barang inventaris  sekolah  adalah  semua  barang milik sekolah baik  yang  diadakan / dibeli  melalui  dana  dari  pemerintah maupun  yang  diperoleh   dari  sumber  lain  guna  menunjang  kelancaran pembelajaran.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam buku induk barang, buku golongan, buku  catatan barang non inventaris, daftar laporan mutasi barang dan daftar rekap barang inventaris.

8. Tata cara penghapusan

Yang dimaksud dengan penghapusan barang inventaris ialah pelepasan sesuatu barang dari dari pemilikan dan tanggung jawab pengurusannya oleh pemerintah. Penghapusan barang inventaris sekolah berarti pelepasan suatu barang dari daftar inventaris yang ada disekolah sesuai dengan peraturan dan tata cara yang berlaku.

Penghapusan barang inventaris bertujuan untuk :

a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan barang yang kondisinya semakin buruk, barang-barang berlebih atau barang-barang yang sudah tidak dapat digunakan lagi.

b.  Meringankan beban kerja pelaksana inventaris

c.  Membebaskan ruangan dari barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi

d.  Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja

Syarat-syarat barang inventaris yang dapat dihapuskan :

a. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi

b. Perbaikan akan menelan biaya yang besar,sehingga merupakan pemborosan

c. Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan

d.Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini

e. Penyusutan diluar kekuasaan pengurus barang (misalnya bahan-bahan kimia)

f. Barang yang berlebih jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan tak terpakai lagi

g. Dicuri, terbakar, musnah akibat bencana alam, dll.

Dalam hal ini Kepala Sekolah atau petugas yang ditunjuk menyusun daftar yang  akan  dihapus lengkap dengan identitasnya serta kondisi barang. Kemudian  mengusulkan  penghapusan  kepada  pejabat  berwenang  yang dilengkapi dengan daftar barang.

D.   SIMPULAN  DAN  SARAN

1.      Simpulan :

Dalam  rangka  mewujudkan  tujuan  pendidikan,  kegiatan  di  satuan pendidikan  harus ditunjang  oleh  pelayanan   administrasi    yang  teratur,  terarah,  dan terencana  sehingga  diharapkan  dapat  menunjang  penyelenggaraan   proses belajar  mengajar yang pada akhirnya  dapat meningkatkan mutu pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan  secara  kuantitatif  mengalami kemajuan, namun secara    kualitas    masih    banyak    permasalahan    yang    harus    dicarikan  penyelesaiannya.   Salah   satu  upayanya  dengan  melaksanakan  pengelolaan  administrasi  satuan pendidikan  yang  tertib , dan  hal  ini  akan  berhasil  apabila  semua  komponen  sistem   pendidikan  dapat  berperan  serta  secara   aktif,  sehingga    pengelola   pendidikan dapat berkreasi sesuai dengan kondisi dan kemampuan satuan pendidikan.

2.      S a r a n  :

a.       Untuk  dapat  melaksanakan  administrasi satuan pendidikan dengan baik, diperlukan pembinaan  secara  teratur  oleh  Kepala Sekolah maupun Pengawas  yang dapat diprogramkan oleh Satuan pendidikan pada awal tahun pelajaran.

b.      Pihak satuan pendidikan dapat melakukan pendataan secara teratur terhadap  kendala-kendala yang dialami oleh petugas dan memberikan jalan pemecahannya.

c.       Bila memungkinkan format-format yang telah dibuat disimpan dalam file khusus,.dan mudah dilakukan perubahan bila diperlukan.

Kunjungi www.amiwidya.com untuk membaca artikel lain tentang pendidikan

 

DAFTAR PUSTAKA

 Departemen   Pendidikan   Nasional, 2001.  Pedoman  Penyusunan Standar  Pelayanan   Minimal   Penyelenggaraan   Persekolahan Bidang  Pendidikan  Dasar  dan   Menengah,  Jakarta :  Direktorat Jenderal  Pendidikan  Dasar  dan   Menengah,  Proyek  Peningkatan Sistem Evaluasi Nasional Pendidikan Dasar (Pusat).

--------, 2003. Pedoman Administrasi Sekolah Dasar, Jakarta : Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah,Direktorat Pendidikan TK dan SD.

--------, 2005. Standar Nasional Pendidikan,  Jakarta :  Direktorat Jenderal  Pendidikan  Dasar  dan   Menengah,  Direktorat Pendidikan Lanjutan Pertama.

--------, 2007.Permendiknas RI Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI),Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs),dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA).

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan ,1993. Pedoman Pengelolaan Administrasi Sekolah Menengah Umum, Jakarta : Direktorat Jenderal  Pendidikan  Dasar  dan   Menengah,  Direktorat Sarana Pendidikan.

Share this post