Pengendalian Arsip
1.0 Tujuan
Prosedur ini mengatur tata cara pengendalian arsip untuk memudahkan dalam pengambilan arsip, menjaga arsip dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan.
2.0 Lingkup
Prosedur ini diterapkan untuk semua rekaman yang mempengaruhi mutu dan dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu di SMPN 2 Surabaya.
3.0 Referensi
3.1 Petunjuk administrasi SLTP dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
3.2 Peraturan Walikota Surabaya No. 26 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dinas
3.3 Persyaratan SMM ISO 9001:2000 dan IWA 2:2007, Klausul 4.2.4 Pengendalian Arsip
4.0 Definisi
4.1 Arsip yang dimusnahkan adalah arsip-arsip yang sudah habis masa simpannya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.
5.0 Ketentuan Umum
-
6.0 Uraian Prosedur
6.1 Identifikasi Arsip
6.1.1 Pengarsipan dilakukan secara desentralisasi di masing–masing bagian, dan pengendaliannya dilakukan oleh Sekretariat ISO dengan menyimpan Daftar Induk Arsip.
6.1.2 Daftar Induk arsip dibuat oleh Sekretariat ISO pada masing-masing bagian yang menyimpan arsip sebanyak 2 rangkap, 1 untuk Sekretariat ISO dan 1 untuk bagian bersangkutan.
6.1.3 Bila ada penambahan atau perubahan arsip, maka masing-masing bagian memberitahu ke Sekretariat ISO untuk memperbaharui Daftar Induk Arsip.
6.1.4 Lamanya masa simpan arsip adalah sesuai dengan masa simpan yang tertera pada Daftar Induk Arsip.
6.2 Penyimpanan Arsip
6.2.1 Selama penyimpanan, arsip harus terhindar dari kerusakan dan/atau hilang serta disimpan sesuai dengan identitas formulirnya.
6.2.2 Penataan lembar arsip dalam setiap map (folder) dilaksanakan secara kronologis ataupun alfabetis tergantung dari materi arsipnya.
6.2.3 Bila materi arsip menyangkut nama organisasi atau nama tempat, maka akan lebih tepat jika ditata secara alfabetis. Lembaran arsip untuk masing-masing nama diatur secara kronologis.
6.2.4 Bila indeks yang tertuang didalam map (folder) menyebut suatu urutan kegiatan, maka penataan map (folder) dalam boks dapat diatur secara kronologis.
6.2.5 Apabila arsip disimpan dalam suatu map (folder), maka sampulnya harus diberi identitas yang sesuai.
6.2.6 Masing-masing penanggung jawab harus menyimpan arsip pada tempat yang baik dan terhindar dari kerusakan.
6.3 Peminjaman Arsip
6.3.1 Peminjaman arsip dilakukan dengan membuat tanda bukti/memo peminjaman arsip guna memudahkan menelusuri arsip apabila dibutuhkan.
6.3.2 Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
6.3.3 Penanggung jawab arsip wajib menagih arsip yang belum dikembalikan sesuai waktu yang telah ditentukan.
6.4 Pemusnahan Arsip
6.4.1 Masing-masing bagian yang menyimpan arsip harus selalu memeriksa apakah arsip-arsip yang disimpannya sudah habis masa simpannya agar bisa dilakukan pemusnahan apabila kondisi tempat sudah tidak memungkinkan untuk penyimpanan.
6.4.2 Arsip yang akan dimusnahkan dilakukan pemeriksaan (review) untuk memastikan bahwa arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis masa simpannya. Pemeriksaan ini dilaksanakan dengan berpedoman pada masa simpan di Daftar Induk Arsip dan keterkaitannya dengan arsip lain.
6.4.3 Bila dari hasil pemeriksaan diketahui bahwa arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan, maka dapat dimusnahkan dan membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip yang disampaikan ke MR.
6.4.4 Bila dari hasil pemeriksaan ternyata arsip masih memiliki nilai guna, maka masa penyimpanannya dapat diperpanjang dengan membuat Berita Acara Perpanjangan Masa Simpan Arsip, dan disampaikan kepada MR untuk.
.
7.0 Lampiran
7.1 Daftar Induk Arsip
7.2 Berita Acara Pemusnahan Arsip
7.3 Berita Acara Perpanjangan Masa Simpan Arsip
8.0 Catatan Perubahan Dokumen
Revisi ke-
|
Point
|
Perubahan
|
Kunjungi www.amiwidya.com untuk membaca artikel lain tentang pendidikan
0 Response to "Pengendalian Arsip"
Posting Komentar